Etätentin ohje opettajalle

Etätentin ohjeet opettajille

Ohjeet etätentin toteuttamiseen tietosuoja ja tietoturva huomioiden.  Opetuksen kehittämisryhmä on hyväksynyt työryhmän työn kokouksessaan ja ohjeet tulevat  voimaan syyslukukauden 2021 alusta lukien.

Ohje opettajalle ja tentin järjestäjälle

Tarkista toteutussuunnitelmasta, mitä opintojakson toteutuksen suoritustavasta  on päätetty.

Harkitse, onko etävalvotun tentin toteuttaminen tarpeellista. Voiko osaamistavoitteiden saavuttamisen ja osaamisen varmistaa tai mitata muilla tavoilla ja ilman reaaliaikaista etävalvontaa, kuten soveltamiskykyä edellyttävällä aineistokokeella? Suoritustapa ja arviointi kuvataan toteutussuunnitelmassa, joka käydään läpi opiskelijoiden kanssa opintojakson alussa. Satakunnan ammattikorkeakoulun käytännöistä voit lukea lisää teoksesta Opetuksen pedagogiset lähtökohdat ja osaamiseen perustuva arviointi Satakunnan ammattikorkeakoulussa.

Jos on tarpeellista käyttää etävalvontaa, valitse vähiten yksityisyyden suojaa ja henkilötietoja keräävä toteutustapa (oikeasuhtaisuus tavoitteen ja keinon välillä).

• • Esimerkiksi sekä kasvokuvan, äänen että kotiympäristön näkyminen valvonnassa kerää enemmän henkilötietoa kuin esimerkiksi vain vaikkapa ainoastaan työpöydän näkyminen valvonnan aikana ilman ääntä, tai esimerkiksi tietokoneen näyttöä jaettaessa voi olla näkyvillä yksityisiä tietoja.
  • Lähtökohtana on, että opiskelijat eivät näe toistensa videokuvaa.

Käytä aina vain korkeakoulusi tarjoamia ja etävalvontaan soveltuvia palveluja ja järjestelmiä valvonnan toteuttamiseen. Jokaisen opettajan vastuulla on tilannekohtaisesti arvioida, miten henkilötietojen käsittelyä ja yksityisyyden suojaa rajataan vain tarpeelliseen - näistä ohjeista voi saada harkintaan lähtökohtia. Arviointiin saat tarvittaessa apua menettelyohjeista ja Opetuspalveluista.

Etävalvotulle tentille on pyynnöstä tarjottava vaihtoehtoinen, opiskelijoita yhdenvertaisesti kohteleva suoritustapa ja se on pystyttävä suorittamaan niin, ettei opiskelijan opintojen eteneminen vaarannu. Suunnittele valmiiksi, miten vaihtoehtoinen tapa toteutetaan, mikäli sille tulee tarve. Ensisijainen vaihtoehtoinen tapa on suorittaa tentti korkeakoulun tiloissa valvotusti.  Myös tentin järjestämistä muilla sähköisillä tenttijärjestelmillä kannattaa harkita.

Anna tentin osallistujille selkeästi ja hyvissä ajoin tietoa opintojakson suoritustavasta ja kerro ainakin seuraavat asiat:

• • Kerro opiskelijalle, että hänellä on oikeus pyytää vaihtoehtoista tapaa opintojakson valvottuun etätenttiin.
  • Valvontayhteyden katkeaminen (kuva, ääni, näytönjako) voi johtaa tenttisuorituksen hylkäämisen.
  • Kuvaa mahdollisimman ymmärrettävästi ja kirjallisesti, onko käytössä esim. videoyhteys, ääniyhteys, puhelinyhteys tai, aktiviteettitietojen/lokitietojen avulla tehtävä etävalvonta.
  • Kehota opiskelijoita valitsemaan tentin suorituspaikka siten, että tilassa on mahdollisimman vähän henkilökohtaisia elementtejä.
  • Kerro selkeästi, jos opiskelijan pitää jakaa videokuvansa muiden opiskelijoiden kanssa esimerkiksi ryhmätentissä.
  • Kerro, mitä laitteita, ohjelmistoja ja materiaaleja tai muita apu- ja tukivälineitä opiskelijan on sallittua käyttää tentin aikana.

Älä tallenna valvontaa paitsi poikkeustapauksessa (ks. kohta 9). Tallenteen tekemiselle tulee olla perusteltu syy (esimerkiksi opiskelijan ja opettajan oikeusturva). Tallenteiden käsittelyä ja säilyttämistä, tietoturvaa ja säilytysaikoja koskevat tietosuojamääräykset, koska tallenne sisältää opiskelijan henkilötietoja (kuva, ääni, toiminta). Tenttisuoritukset ovat salassa pidettäviä. Tallenteisiin pääsy täytyy rajata vain niille, joiden työtehtäviin asian käsittely kuuluu.

• • Henkilötietojen keräämiseen liittyy periaate, jonka mukaan henkilötietoa on kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden.
  • kaikki tietosuojaperiaatteet: https://tietosuoja.fi/tietosuojaperiaatteet
  • Mikäli etävalvonta tallennetaan, on siitä ilmoitettava opiskelijoille esimerkiksi toteutussuunnitelmassa (kts. Menettelyohje ME1202)
  • Mikäli etävalvonta tallennetaan, on opettajan huolehdittava tallenteen hävittämisestä sen säilytysajan (3kk) päätyttyä.

Opettaja vastaa tentin valvonnasta ja etävalvontatietojen tietoturvallisesta käsittelystä. Etävalvontatietoja ovat   välitystiedot (esim. IP-numero), videokuva ja ääni.

Henkilöllisyyden tarkistaminen tentin yhteydessä on sallittua etäyhteydellä. Tunnistamisen tarpeellisuus ja toteuttamistapa harkitaan tapauskohtaisesti. Henkilöllisyyden tunnistamista ei tallenneta, sillä tunnistamista koskevat tallenteet lisäävät identiteettivarkauden riskiä.

• • Mikäli henkilöllisyyden tunnistaminen on välttämätöntä, voit tehdä sen tietoturvallisesta yhteydestä ja pääsyn rajauksesta huolehdittuasi esimerkiksi:
    • edellyttämällä opiskelijaa kirjautumaan omilla tunnuksillaan tai omalla nimellään etävalvontaan
    • käyttämällä jotain muuta keinoa tunnistautumiseen kuin henkilötunnuksen käyttöä (esimerkiksi opiskelijanumero tai opiskelijakortti).
    • varmistamalla puhelinsoitolla etävideoyhteyden aikana opiskelijan henkilöllisyys.
    • pyytämällä opiskelijaa näyttämään henkilökorttinsa etäyhteydessä kameralle, mutta henkilökorttia ei voi pyytää näyttämään koko ryhmän läsnä ollessa vaan esimerkiksi breakout rooms -toiminnolla henkilökohtaisesti ja yksilöllisesti.
  • Henkilöllisyyttä ei pidä todentaa millä keinoilla hyvänsä. Älä pyydä lähettämään esimerkiksi passikopiota sähköpostissa itsellesi. Kohtele opiskelijoita henkilöllisyyden tunnistamisessa yhdenvertaisesti.
  • Tilanteissa, joissa käytetään kasvomaskia, tulee miettiä henkilöllisyyden tunnistamistavat tapauskohtaisesti.

Vilppiepäilyt ja muut poikkeustilanteet etävalvotussa tentissä hoidetaan tavanomaisia ohjeita soveltaen

• Satakunnan ammattikorkekoululla on ohjeet vilppitapausten ja poikkeustilanteiden käsittelyyn. Lue ne ja sovella niitä. (ME1216 Menettely vilppitapauksessa)
• Lokitietojen tarkastaminen tai muu vilppitapausten jälkikäteinen selvittäminen etävalvontaan liittyvien tietojen avulla suoritetaan korkeakoulun ohjeiden mukaisesti ja niissä nimettyjen vastuuhenkilöiden toimesta, noudattaen hyvän hallinnon edellyttämiä menettelytapoja.
• Etävalvontatilanteessa, kesken tenttitilaisuutta sattuvissa poikkeustilanteissa (esim. yleinen tietoliikenteen häiriö, tenttivalvojan yhteyshäiriö) tenttivalvoja (opettaja) ratkaisee, voidaanko etävalvottua tenttiä jatkaa poikkeustilanteen päätyttyä kuten muissakin tenteissä. Poikkeustilanteen selvityksessä voidaan käsitellä myös käyttäjäaktiviteettitietoja ja lokitietoja korkeakoulun käytäntöjen mukaisesti.
• Vilppiepäilyssä valvoja voi ottaa tilanteesta tallenteen, kuten kuvankaappauksen tai videon, asian selvittämistä varten. Tentin valvontaa varten tehtyä tallennetta saavat käsitellä vain ne, joiden tehtäviin tentin valvonta tai siihen liittyvän vilppiepäilyn tai muun poikkeustilanteen selvittäminen kuuluu. Tallennetta säilytetään tietoturvallisesti ja enintään 3 kk tai asian selvittämiseen kuluva aika.

 

Etävalvottua tenttiä koskevat keskeiset säädökset:

Ammattikorkeakoululaki 932/2014

Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014

Tietosuojalaki 1050/2018

Euroopan tietosuoja-asetus EU2016/679

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

 

Satakunnan ammattikorkeakoulun säännöt ja ohjeet:

Tutkintosääntö

ME1202 Opintojen suorittaminen

ME1216 Menettely vilppitapauksessa

 

Yhteystietoja:

Tietosuojavastaava Osmo Santamäki (tietosuojavastaava@samk.fi)

Opetuksen kehittämispäällikkö Jaana Halme (etunimi.sukunimi@samk.fi)